Una vez definido y contratado el evento, el equipo de producción analiza todas las necesidades que pueden ir surgiendo para que el día del evento no nos falte de nada y define y ejecuta las acciones precisas para irlas cubriendo de la manera más eficiente posible. Es importante establecer desde un primer momento las necesidades específicas y calcular y prever los costos que supondrán.
Información principal:
Para estimar los presupuestos y poder comenzar a trabajar sobre la producción, debemos tener presente cierta información como puede ser:
- Artista o artistas que intervendrán
- Recinto donde se va a realizar (abierto o cerrado, público o privado…)
- Fecha
- Rider del artista, donde se establecen los requerimentos técnicos y de hospitalidad.
Toda esta información debe estar siempre por escrito!
Necesidades de producción
Las dividimos en dos apartados principales:
1.- Necesidades derivadas del contrato con el artista, como ya comentamos anteriormente:
* Rider técnico, donde se reflejan todas las necesidades tipo: medidas de escenario, equipos de sonido, luz, backline, etc.
* y Rider de hospitalidad, donde se reflejarán necesidades referentes a camerinos, mantenimiento, alojamientos, seguridad, etc.
2.- Necesidades derivadas del promotor: con todo lo recogido en el punto anterior visto, damos un paseo por el recinto donde vamos a realizar el evento para comprobar las condiciones del espacio y ver todo el trabajo que hay que organizar y cómo organizarlo en cuanto a:
* Infraestructuras: escenario, camerinos, vallados, etc.
* Carga y descarga: cuánto personal vamos a necesitar, qué medios de transporte, cuáles y cómo son los accesos al recinto.
* Contratación de seguros: puede ser necesaria una póliza para garantizar que estamos cubiertos ante cualquier accidente que podamos sufrir en el proceso de la producción.
* Material: todos los materiales empleados deben estar homologados.
* Seguridad: desde la contratación de personal hasta las necesidades de seguridad de planes de evacuación, prevención de riesgos, etc.
El resultado de todo este análisis será el presupuesto preciso para llevar a cabo a producción del evento.
Producción
En este proceso ejecutaremos todo el visto en el apartado anterior.
La producción del evento consiste en coordinar el equipo técnico y humano para que se desarrolle la actividad en el recinto y tiempo preciso. Debemos tener en cuenta que el proceso de producción no lo terminaos con el evento en sí, sino que, en cuanto se realiza un montaje, tenemos que coordinar el desmontaje posterior al evento.
Resumiendo, para poder hacer la producción el día del evento, necesitamos tener toda la pre-producción perfecta:
- permisos en orden
- planes de seguridad elaborados
- necesidades del artista
- horarios de pruebas y concierto
- datos del promotor, artista, equipo técnico…
- necesidades de personal cubiertas: dirección de producción, personal de trabajo en altura (climbers, riggers, etc.), personal de carga y descarga, backliners, stage manager, personal de montaje y desmontaje, runners… Y no podemos olvidar nunca la hospitalidad para el equipo.
Todo esto deberemos haberlo elaborado en un calendario, planificado y confirmado con cada persona implicada.
1. El montaje
Para el montaje precisaremos de maquinaria especial para poder mover todo el material preciso. Dependiendo del recinto en el que vayamos a realizar el evento, podremos usar un material u otro: carretillas elevadoras, grúas, etc. Por otro lado, tenemos que estar comunicados, tanto dentro del recinto (por walkies, por ejemplo) como con el exterior, por lo que debemos tener siempre una oficina móvil de producción con teléfono, Internet, etc.
Habida cuenta de esto, comenzaremos el montaje con los principales trabajos que serán:
-Delimitar el espacio: debemos delimitar las distintas arenas del espacio, como zonas de paso, la frontal del escenario, backstage…
-Montaje de camerinos, oficinas, etc
-Montaje del escenario: escenario y accesos al incluso, señalizados e iluminados.
-Conexiones eléctricas: tomas de tierra, diferenciales, cubre cables.
-También puede presentarse el caso de que precisemos ubicar bares, elementos de publicidad, etc.
2. El equipo técnico
- Montaje del equipo de sonido e iluminación
- Montaje del backline
- Montaje de cualquier otro tipo de material: proyectores, pantallas, etc.
Todo este material tiene que estar colocado para la llegada del artista, para poder realizar las pruebas de sonido correctamente.
3. La recepción del artista
Si por contrato está así reflejado, seremos los responsables de coordinar todos los movimientos del artista desde su llegada a la ciudad, desde recoger en el aeropuerto, los traslados al hotel, al recinto del evento, etc.
Cuando el artista llega al recinto, hay que tener listo el camerino y, como ya comentamos antes, todo el equipo dispuesto y en funcionamiento para que pueda comprobar el sonido antes del concierto. Es muy importante respetar y cumplir los tiempos de montaje y pruebas, ya que vienen cerrados desde la pre-producción y no se debe llegar el día del evento e ir con retrasos en el montaje por parte del equipo técnico o del artista, que debe respetar los horarios de pruebas dentro de la normalidad y tiempos estipulados en la hoja de ruta. En casos de fallos de materiales y otros incidentes, hay que calibrar según el tiempo que tenemos y lo que puede llevar arreglar las complicaciones.
4. El final de la producción
Una vez finalizado el evento, deberemos hacer todas las tareas inversas a las del montaje. Es decir, procederemos al desmontaje de equipos y materiales utilizados. También es el momento de encargarnos de los temas relacionados con la administración: pagos, informes finales, etc.
